Royalty > Werkinstructies > Belangrijke informatie

Hieronder vindt u belangrijke informatie om uw royalty's op de juiste manier te verwerken.

Indien u gebruik maakt van Digicom van Centraal Boekhuis dan dient u te zorgen voor het ophalen van de voor u klaargezette bestanden met een minimale frequentie van 1x per maand. Anders zorgt een automatisch proces bij CB voor het verwijderen van uw (weliswaar ten onrechte) verouderde bestanden (3 maanden of meer oud). [Deze informatie is per december 2008 door Herman Koetsier van Centraal Boekhuis bekend gemaakt aan VA en enkele (!) uitgeverijen]

Probeer er zoveel mogelijk voor te zorgen dat een voorgaande periode/jaar volledig is afgesloten (alle afrekeningen definitief) zodat u met zekerheid uw afrekening voor de volgende periode kunt berekenen. In de contracten en voorschotten wordt namelijk altijd verder gewerkt met de stand aan het begin van de periode en als deze niet is bijgewerkt, worden ook de berekeningen gebaseerd op verkeerde informatie.

Als gebruik wordt gemaakt van journaalposten dan worden alleen journaalposten gemaakt van niet eerder gejournaliseerde afrekeningen en voorschotmutaties. Echter, als definitieve afrekeningen weer voorlopig worden gemaakt, verwijderd en opnieuw gemaakt, dan is deze informatie niet meer voorhanden en wordt de journaalpost wél volledig opnieuw gemaakt. Let hier op, want u dient dan zelf zorg te dragen voor de juiste boeking in AccountView! Het eenvoudigst is om de oorspronkelijke boeking van de rechthebbende op 0 te zetten indien dat mogelijk is. Een administratieve instelling in PAC zorgt ervoor dat u deze waarschuwing ook in PAC krijgt (Algemene instelling | Royalty | Afrekenen | Wijze van def. afrekeningen voorlopig maken).