Navigation:  Relatiebeheer > Relaties selecteren > Mogelijkheden

 

 

 

 

 

       Als er verbanden zijn tussen de door u geselecteerde relaties en andere relaties krijgt u een keuzelijst te zien.

 

 

In deze keuzelijst kunt u kiezen of u de relatie zelf wilt selecteren, of het verband (met bv een contactpersoon/organisatie) dat de relatie heeft wilt selecteren.

 

Stel dat er enkel contact is met een auteur via een agent. Dan zult u het verband van de auteur met zijn agent willen koppelen aan het project. Op deze wijze worden niet de privé gegevens van de auteur geselecteerd, maar de gegevens die zijn opgegeven op het relatieverband tussen de agent en de auteur.

 

 

 

Met behulp van de relatie-indeling in categorieën kunt u zeer diverse combinaties van categorieën maken. Het resultaat van deze selectie wordt gebruikt bij de genoemde actieknoppen.

 

 

Bij het selecteren van de relaties op basis van een categorie wordt gekeken naar zowel de categorieën van de relaties als de categorieën van de relatieverbanden. Hieruit blijkt nogmaals het belang van het correct opvoeren van uw categorieën: Als uw relatie alleen auteur is in verband met een bepaalde organisatie (agent of bedrijf) dan dient u alleen op het verband de categorie auteur toe te kennen. Als u zowel op de relatie zelf als op het verband de categorie auteur toevoegt, komt uw auteur ook tweemaal terug in uw selectie. Dat is meestal niet wenselijk.

 

 

U kunt geselecteerde relaties in een benoemd archief opslaan (zie rubriek Huidige selectie) en daarmee uw huidige selectiebuffer beïnvloeden.

 

 

 

In de historische mailings worden de daarin gebruikte relaties opgeslagen. U kunt daarmee dus ook de huidige selectiebuffer beïnvloeden.

 

 

Zo kunt u ervoor zorgen dat alle relaties van een vorige mailing opnieuw een brief krijgen. Daarmee sluit u uit dat wijzigingen in categorieën invloed hebben op het resultaat.

 

 

Zo kunt u een verfijning aanbrengen in een reeds verstuurde mailing door bijvoorbeeld alleen de persrelaties van het medium televisie nogmaals aan te schrijven en niet alle persrelaties zoals in de oorspronkelijke mailing het geval was.

 

 

U geeft een groot evenement en wilt relaties in twee etappes uitnodigen. De eerste groep (premium relaties) ontvangt in een vroeg stadium een mooie persoonlijke uitnodiging waarin u de happening aankondigt. Op een later tijdstip wilt u overige relaties uitnodiging (eventueel wacht u even de reacties af en de animo). Bij de tweede uitnodiging, die u bijvoorbeeld wat soberder wilt uitvoeren, wilt u natuurlijk voorkomen dat u de premium relaties (van de eerste uitnodiging) niet per ongeluk opnieuw uitnodigt. Bij de tweede uitnodiging selecteert u dus gewoon alle overige relaties middels diverse categorieën en filtert daarna de reeds eerder gemailde premium relaties uit met behulp van de eerdere mailing.

 

 

Indien het vakje Auto select aanstaat hoeft u niet nog eens alle relaties te selecteren die u aan de buffer toevoegt. Deze worden dan allen automatisch aangevinkt. Maar het komt natuurlijk voor, als u het resultaat ziet, dat u relaties alsnog wilt uitsluiten. Ook kan het zijn dat het resultaat te groot is om in één keer te verwerken. U heeft dan enkele mogelijkheden.

 

 

 

 

 

Ook kunt u dit gebruiken om snel de niet geselecteerde relaties te wissen uit de buffer, klik achtereenvolgens: Omkeren, Selectie verwijderen, Omkeren.

 

 

 

 

 

 

U heeft de mogelijkheid om direct vanuit het venster relatieselectiebuffer lijsten te exporteren naar Excel om zo een overzicht te krijgen van de relaties die zullen worden aangeschreven. U ziet hiervoor links onderin een drop down menu met enkele lijsten. Daarnaast staat een knop Lijst Exporteren waarmee u de gewenste lijst exporteert naar excel.

 

 

Als u de relaties in de selectiebuffer wilt ordenen (zonder dat ze per categorie meermalen worden weergegeven) dan kan dat middels de zogenoemde belangrijkste categorie. U kunt uw categorieën namelijk een prioriteit meegeven in de stamgegevens. De hoogste is de meest belangrijke. Als u dus de geselecteerde relaties wilt koppelen aan één belangrijkste categorie dan kunt u klikken op de knop Belangrijkste categorie... Vervolgens wordt u gevraagd om welke categorieën het gaat (deze selectie moet al vooraf opgeslagen zijn, bijvoorbeeld alle perscategorieën). De relaties zullen vervolgens worden beoordeeld aan de hand van deze categorieën. De belangrijkste categorie waarin de relatie is ingedeeld wordt dan getoond in de kolom Belangrijkste cat. Dat kan er dus maximaal 1 per relatie zijn. Als de relatie in geen enkele categorie is ingedeeld die is opgevraagd (de perscategorieën) dan blijft de kolom leeg.

Indelingen in andere categorieën dan die van de perscategorieën (in dit voorbeeld) hebben geen enkele invloed op de belangrijkste categorie! Dus een relatie die Drukkerij is (en die wellicht wordt bestempeld als zeer belangrijk, hoge prioriteit = laag nummer in de stamgegevens) maakt in het geval van perscategorieën niets uit (ervan uitgaande dat de afdeling pers niets met drukkerijen doet in PAC).

 

 

U heeft de mogelijkheid om bewerkingsacties uit te voeren op uw relatiebestand. U kunt zo een selectie maken van relaties en vervolgens aan al deze relaties bijvoorbeeld een categorie toekennen of hier juist een categorie uit verwijderen. U kunt ook makkelijk gegevens verplaatsen van de hoofd of subrelatie naar het relatieverband. Let op! Hiermee wijzigt u dus uw relatiebestand. Doe dit dus alleen als u bewust bent van de gevolgen van uw acties, of voer dit uit in overleg met Verkaart Automatisering.

 

In de relatieselectiebuffer wordt de sortering als gebruikersinstelling opgeslagen voor de volgende keer.

 

 

Indien u van plan bent om uw relaties een e-mail te sturen dan kunt u de relaties filteren zodat u alleen de relaties met een e-mailadres over houdt.

 

 

Als u uw selectie nog specifieker wilt uitvoeren dan kan dat middels het filtersysteem:

 

 

 

Hieronder volgen enkele voorbeelden van filters:

               

 

Uw selectie kan uit een combinatie van filters bestaan die tegelijk moeten voldoen. Als u meerdere velden na elkaar selecteert komt daarvoor het woord AND er tussen te staan. Deze zorgt ervoor dat aan alle condities tegelijk voldaan moet worden. U kunt dit ook forceren door gewoon de filters na elkaar uit te voeren.

Wilt u dat aan één van meerdere condities moet worden voldaan (één is dus voldoende), dan kunt u het woord AND vervangen door OR.