Door middel van een scenario voor fiatteringen kan de workflow van de uitgeverij worden neergezet. Diverse personen(groepen) worden verantwoordelijk gesteld in de diverse fasen van het project. Gebruik de knop Fiatscenariobeheer onder Systeem om het fiatscenario te openen:
In het bovenste deel staan de algemene gegevens zoals het Scenarionr. en de Omschrijving.
 | Vul een duidelijke Omschrijving in. |
In het middelste deel worden de momenten en stappen beschreven die een druk aflegt door het bedrijf en wie per stap rechten heeft om acties uit te voeren.
| Vul een nummer in voor het veld Stap. De volgorde van de stappen geeft de globale workflow weer. |
| Kies vervolgens een moment in Calc.moment... en ->. Dit veld geeft aan dat een instantie van een calculatie aanwezig is. Als deze waarde, bijvoorbeeld Voorcalculatie, bij meerdere stappen is gedefinieerd betekent dit dat bij deze stappen slechts één en dezelfde calculatie is ingesteld. Als het moment wijzigt bij een volgende stap dan wordt een kopie gemaakt van de calculatie in dit nieuwe moment. Zo ontstaat een (statische) historie van calculaties. Zorg ervoor dat het Nr. altijd oplopend is in combinatie met het nummer in het veld Stap. |
| Met het veld Wijzig calc kunt u aangeven dat de calculatie in deze fase/stap wijzigbaar is door een persoon (of groep). Als het vinkje uit staat is de calculatie op slot en daarmee kunt u ervoor zorgen dat een calculatie aan een verantwoordelijke persoon wordt aangeboden zonder dat het tussentijds kan worden gewijzigd. Dit is dan niet wenselijk. |
| Vul vervolgens de volgende velden in als u een vinkje heeft gezet bij Wijzig calc: |
| Redactievelden, dit zijn velden die in het calculatiemodel zijn aangegeven om te wijzigen door de redactie. Technisch: dit wordt bepaald door bit 0 (0/1) van de kolom Rechten in het Calculatiesysteem (het basismodel). |
| Productievelden, dit zijn velden die in het calculatiemodel zijn aangegeven om te wijzigen door de productie. Technisch: dit wordt bepaald door bit 1 (0/2) van de kolom Rechten in het Calculatiesysteem (het basismodel). |
| Verkoopvelden, dit zijn de afzet en omzetvelden in de calculatie. |
| Commerciële velden, deze velden staan in Drukbeheer waarmee de oplage en de verkoopprijs als commercieel voorstel kunnen worden gewijzigd. |
| Directievelden, deze velden staan ook in Drukbeheer waarmee de oplage en de verkoopprijs als directievoorstel kunnen worden gewijzigd. |
| In de kolom Fiatteren vult u de vooringestelde functienaam in (die u bij rollenbeheer kunt toewijzen aan een rol) zodat de personen die hierop recht hebben deze stap kunnen fiatteren in het normale proces. Alle stappen met uitzondering van de laatste (!) dienen te worden ingevuld om een juiste fiatrouting of workflow te bewerkstelligen. |
| Om correcties uit te voeren in voorgaande momenten/fiatstappen wordt gebruik gemaakt van rechten in de kolom Afkeuren. Als een fiat moet worden teruggedraaid dan kan dat gebeuren door de persoon die recht heeft op de genoemde vooringestelde functie in de (volgende) actieve fase. Hierbij is het belangrijk dat de eerste stap niet wordt ingevuld en alle andere stappen wel. |
| De kolom min.dagen is op dit moment niet actief. Doel van dit veld is om het aantal dagen voor de verschijningsdatum aan te geven waarop een fiat uiterlijk moet worden gegeven. Dit ondersteunt eventueel de controle op de workflow en de voortgang van het proces. |
In het onderste deel van het venster kunnen de controlestappen worden gedefinieerd.
| Tijdens een fiat van de stap vermeld in ISBN melding bij stap wordt een controle uitgevoerd op het aanwezig zijn van het ISBN in de uitgave. Als deze (nog) niet is ingevuld wordt tijdens de fiat een melding gegeven. De fiat wordt wel gewoon uitgevoerd. |
| Tijdens het fiat van de stap vermeld in ISBN verplicht bij stap wordt ook een controle uitgevoerd op het aanwezig zijn van het ISBN in de uitgave. Als deze dan nog niet is ingevuld, dan wordt een waarschuwing gegeven en wordt het fiat niet uitgevoerd! |
| Bij het fiat van de stap vermeld in Oplage-afzet controle bij stap wordt gecontroleerd of de hoofdoplage en de verkoopprijs in de calculatie gelijk zijn aan de overeenkomstige velden van het directievoorstel. Indien deze niet overeenkomen wordt een waarschuwing gegeven en wordt het fiat niet uitgevoerd! |
| vanaf de stap vermeld in Verkoopprijs bijwerken vanaf stap wordt de verkoopprijs uit de calculatie overgenomen naar de verkoopprijstabel van de uitgave. In het verleden werd elke wijziging van de verkoopprijs in de calculatie overgenomen, speeltuin of niet. Nu kan worden ingesteld dat pas na een bepaald fiat de prijs als (voorlopig) definitief wordt overgenomen en gekoppeld. Dit proces wordt geevalueerd bij wijzigen van een calculatie en bij fiatteren van een druk. |
| Alle calculaties die minimaal gefiatteerd zijn tot en met de stap vermeld in Bestmate export vanaf stap kunnen naar Bestmate worden geëxporteerd. |
| In de voorcalculatiefase zal de kostprijs nog vaak wijzigen. Eventuele logistieke voorraadmutaties worden tegen de VVP gewaardeerd (de VVP is de Vaste Verreken Prijs en is een momentopname). Op een bepaald moment is de kostprijs redelijk definitief en is het in te stellen dat deze als VVP zal worden doorgevoerd in het logistieke systeem. Alle aanwezige voorraadmutaties op de betreffende druk worden dan geherwaardeerd (zie hieronder). Deze bijwerkactie vindt plaats bij fiattering (niet bij wijziging van de kostprijs). Dus een fiat die wordt gegeven op of vanaf het ingestelde stap(nr) zorgt voor bijwerken van de VVP (dus niet als door een fiat deze stap(nr) wordt bereikt!). U kunt de stap invullen in het veld VVP bijwerken uit kostprijs bij fiat vanaf stap. Door het klikken op de knop <- In drukken doorvoeren direct naast dit veld kunt u deze instelling overnemen in alle drukken waar dit scenario ooit aan is toegekend. |
| Omzet en voorraad mutaties kunt u journaliseren naar de boekhouding, maar u kunt ervoor zorgen dat dit pas vanaf een bepaalde (definitieve) stap gebeurt. Voor die stap worden er dus geen journaalposten aangemaakt (tenzij gefiatteerd, gejournaliseerd en afgekeurd natuurlijk). Na die tijd wel, maar alleen als dat ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Er worden dus niet automatisch onderliggend journaalposten aangemaakt tijdens het normale werkproces, alleen bij de export zelf. U kunt dit stapnr invullen in het veld Logistieke journaalposten mogelijk vanaf stap. Door het klikken op de knop <- In drukken doorvoeren direct naast dit veld kunt u deze instelling overnemen in alle drukken waar dit scenario ooit aan is toegekend. |
+
Bij het gebruik van de logistieke modules en het journaliseren van de mutaties kunnen twee scenario's worden onderscheiden:
| 1. | Mutaties mogen voor verschijnen al tegen een voorlopige of definitievere kostprijs / VVP worden gewaardeerd en ook gejournaliseerd |
| 2. | Mutaties mogen voor verschijnen al tegen een voorlopige of definitievere kostprijs / VVP worden gewaardeerd, maar pas bij verschijnen worden gejournaliseerd (en dan mag de VVP ook niet meer wijzigen in normale omstandigheden) |
In de eerste situatie krijgt een mutatie een voorlopige waardering en wordt na journaliseren op slot gezet. Dat betekent dat de VVP op die mutatieregel niet meer wijzigt. Als er dan toch een herwaardering dient plaats te vinden dan worden er twee herwaarderingsmutaties gemaakt (gecumuleerd per mutatietype en maand) zodat rekenkundig de juiste voorraadwaardering aanwezig is. Deze mutatie moet vervolgens nog worden gejournaliseerd.
In de tweede situatie wordt journaliseren (voorlopig) uitgesteld. Eventuele herwaarderingen vinden dan wel op mutatieregel plaats. De oude VVP wordt dan eenvoudigweg overschreven door de nieuwe VVP. Journalisering vindt dan tenslotte plaats op de nieuwe VVP.
In beide situaties wordt een eventuele herwaardering na journaliseren uiteraard apart geboekt middels herwaarderingsmutaties (zie situatie één), maar zal in situatie twee weinig voorkomen.
Door journaliseren pas toe te staan na een fiattering van een financieel verantwoordelijke waarborgt u de juistheid van de gegevens.
 | Als u het middelste venster met de momenten en stappen verlaat wordt een controle uitgevoerd op de volgorde van stappen en moment. Als een onmogelijke combinatie is ingevuld dan wordt het scenario gedeactiveerd. Het kan dan niet worden gekozen tijdens het toevoegen van drukken. U kunt het na uw correcties weer trachten te activeren: |
| Klik op de knop Reactiveren om opnieuw een controle uit te voeren op juistheid en het fiatscenario te activeren. |
| Als u nieuwe stappen heeft toegevoegd aan het fiatscenario dan kunt u deze in de bestaande fiatstappen van de drukken toevoegen (een scenario wordt tenslotte alleen bij aanmaak van een druk toegevoegd) door te klikken op de knop *Stap in drukken toevoegen. Let op dat als binnen elke druk de stap erna al is gefiatteerd, de nieuwe stap ook automatisch gefiatteerd zal zijn (anders ontstaan gaten in de fiattering). U dient dit overigens altijd in overleg met Verkaart Automatisering te doen ivm enkele beperkingen. |
