|
Documenten |
  
|
|
Documenten |
|
In PAC is het mogelijk om diverse standaard document, sjablonen, in Microsoft Word aan te maken en te koppelen aan documentsoorten. Daarmee bent u in staat om heel eenvoudig en snel standaard brieven, etiketten en meer naar een relatie te sturen. Dit bespaart u veel werk. Hieronder ziet u het tabblad Documenten:
Automatisch wordt een historie opgebouwd van alle verstuurde documenten zodat u snel kunt terugzien en inzien welke documenten u heeft verstuurd. Indien dat ook zo is ingesteld in de documentsoort (historie Aan).
Om een nieuw document te maken klikt u op de knop Document maken. De mogelijkheid bestaat om voor de knop Etiket maken (naast Document maken) een eigen voorkeursdocument als snelknop te kiezen. U kunt ook de knop Uitgebreid document gebruiken om meer details in te vullen, dit werkt echter iets vertragend door de hoeveelheid velden.
 | Klik op de knop Document maken. Het volgende venster verschijnt: |
| Selecteer de Actie en Soort en vul de gegevens Betreft, Tekendatum en Inhoud eventueel verder in. |
| Klik vervolgens op de knop Uitvoeren. Het volgende venster verschijnt indien uw gebruikersinstelling Hoofddocument bewerken aangevinkt is: |
| Klik op Ja om het document op basis van het sjabloon te bewerken voordat u het samenvoegt. U heeft nu de mogelijkheid om het document te wijzigen voordat het met gegevens wordt samengevoegd. |
Wijzig het document naar uw wensen en klik vervolgens in de taakbalk op de geselecteerde relatie binnen PAC. Het volgende venster is dan actief:
Klik dan op OK om de samenvoeging definitief te maken
| Klik op Nee om het document direct samen te voegen met het sjabloon. |
| Indien de gebruikersinstelling Samenvoegdocument tonen/bew. is aangevinkt, dan zal het samengevoegde document worden weergegeven. Zo kunt u ervoor kiezen om het: |
| • | te wijzigen |
| • | af te drukken |
| • | te mailen |
| Anders wordt het direct afgedrukt. |
U kunt uiteraard ook bestaande documenten openen.
| Klik op de knop Openen |
Bestaande documenten zijn ook weer te verwijderen.
| Klik op de knop Verwijderen |
Indien u tevens beschikt over de module PAC Outlook koppeling dan kunt u bestaande documenten ook e-mailen.
| Klik op de knop Document emailen |
| Selecteer vervolgens de relatie naar wie het toe moet (deze lijst bevat alleen relaties mét e-mailadressen) |
| Kies Sluiten als u zelf het e-mailadres wilt invoeren in Outlook |
U kunt ook reeds bestaande documenten (niet aangemaakt vanuit PAC, bijvoorbeeld externe royaltycontracten, afspraken, todo's, contacthistorie in excelsheets) koppelen aan relaties binnen PAC. Zodoende kunt u externe dossiers opbouwen/gebruiken met afwijkende gegevens dan in PAC mogelijk, maar toch centraal beheren. Gebruik daarvoor de knop Document koppelen. U krijgt nu de mogelijkheid om aan te geven om wat voor soort document het gaat (optioneel), onderwerp (verplicht), en de bestandsnaam van het document (uiteraard verplicht).